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CODE OF CONDUCT UND MELDUNG VON FEHLVERHALTEN
Meldung von Fehlverhalten bei TSN
Tata Steel Netherlands (TSN) verpflichtet sich zu einem ehrlichen und korrekten Geschäftsverhalten und erwartet von allen Mitarbeitern, dass sie im Einklang mit den in ihrem Land geltenden Gesetzen und Vorschriften handeln. Wir möchten auch, dass sie im Einklang mit dem Tata Verhaltenskodex arbeiten, wie er für TSN und seine weitere Umsetzung innerhalb von TSN gilt. Wie bei anderen Organisationen auch, können bei TSN Dinge schief gehen. Als TSN möchten wir alle unsere Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und andere Partner dazu ermutigen, vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten bei TSN zu melden. Sie müssen keine Repressalien, Diskriminierung oder Benachteiligung befürchten. Im Folgenden erklären wir, wie Sie ein Fehlverhalten melden können.
1. Wer kann ein Fehlverhalten melden und wann ist etwas ein Fehlverhalten bei TSN?
Jeder kann ein Fehlverhalten von TSN melden. Jeder kann auch ein Fehlverhalten melden, das von einer anderen Partei begangen wurde, wenn dies dem Ruf von TSN schaden könnte. Das Meldeverfahren unterscheidet sich für Mitarbeiter und externe Parteien.
2. Was ist ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten?
Ein Fehlverhalten liegt vor, wenn gegen Gesetze oder Vorschriften und/oder die oben beschriebenen internen Regeln von TSN verstoßen wird und/oder wenn das öffentliche Interesse auf dem Spiel steht. Eine genauere Erklärung, was ein Fehlverhalten ist, finden Sie in der Richtlinie für vertrauliche Meldungen.
Bei Besorgnis über eine unmittelbare Bedrohung von Körperverletzungen oder Sach- oder Personenschäden wenden Sie sich unverzüglich an den örtlichen Sicherheits- oder Notdienst. Nutzen Sie dafür niemals die unten aufgeführten Kanäle.
Beschwerden über kommerzielle Entscheidungen/Aktivitäten
Meldungen, die darauf abzielen, geschäftliche Entscheidungen/Aktivitäten anzufechten oder vertrauliche Unternehmensinformationen zu erhalten, können nicht auf diese Weise gemeldet werden und werden daher nicht bearbeitet. Wir haben ein separates Beschwerdeverfahren für Kunden, über das sie sich an Ihr Account-Team wenden können.
Persönliche Beschwerden über eine Entscheidung/Behandlung im Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis
Mitarbeiter können persönliche Beschwerden über die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber (z. B. in Bezug auf Auswahlverfahren, Arbeitsbewertung, persönliche Performance-Bewertungen) am besten über die entsprechenden HR-Verfahren im HR-Portal melden. Wir leiten Meldungen über solche personalbezogenen Probleme grundsätzlich an die Personalabteilung weiter.
Meldungen über unerwünschtes Verhalten in Ihrem Bereich
Unerwünschtes Verhalten in Ihrem Bereich kann im Rahmen eines gesonderten HR-Verfahrens gemeldet werden, um diese Anliegen optimal zu behandeln. Siehe das HR-Portal. Wenn solche Probleme über die unten aufgeführten Kanäle gemeldet werden, leiten wir sie grundsätzlich auch an die Personalabteilung weiter.
3. Wo kann ich ein Fehlverhalten melden?
Wo Sie ein Fehlverhalten melden können, hängt davon ab, ob Sie ein TSN-Mitarbeiter, ein Lieferant oder ein sonstiger Dritter sind.
3.1 Meldungen durch Mitarbeiter, einschließlich Leiharbeiter
Sie können eine formelle Meldung über einen der unten aufgeführten internen Meldungskanäle machen:
- über das Integrity Line Meldesystem (für anonyme und nicht-anonyme Meldungen); oder
- an den Director Legal & Compliance TSN; oder
- an den Managing Director von Tata Steel Nederland Services BV in der Position des Director Integrity & Asset Protection TSN.
Nachstehend finden Sie weitere Informationen zur Nutzung der Integrity Line. Kontaktinformationen für (b) und (c) finden Sie im TSN-Intranet. Meldungen an (b) und (c) können schriftlich oder telefonisch gemacht werden. Sie können auch ein Treffen beantragen. Im Falle einer mündlichen Meldung wird ein schriftlicher Bericht über die Sitzung erstellt, den wir Ihnen zur Korrektur (falls erforderlich) und Unterzeichnung vorlegen.
Eine interne Meldung über die oben genannten Kanäle ist zu bevorzugen, da so Missstände zeitnah behandelt werden können.
Sie können ein Fehlverhalten auch extern melden. Sie können eine formelle Meldung an die externe Agentur erstatten, die Sie für die geeignetste halten. Wie Sie eine externe Meldung machen können, finden Sie auf der Website der zuständigen Behörde. Bei Bedarf können Sie sich von der Beratungsabteilung der Whistleblowing-Behörde über die Abgabe einer externen Meldung und die Wahl der externen Agentur beraten lassen.
Es steht Ihnen auch frei, Ihrem direkten Vorgesetzten oder einem anderen TSN-Manager mündlich oder schriftlich über Fehlverhalten zu berichten. In bestimmten Ländern haben Sie die Möglichkeit, sich bei einem Verdacht auf ein Fehlverhalten vertraulich an eine Vertrauensperson zu wenden. Ein vertraulicher Berater kann eine Person, die eine Meldung machen will, über die möglichen Verfahren, die sie intern oder extern anwenden kann, und über die möglichen Schutzmaßnahmen beraten. Siehe das HR-Portal. Der rechtliche Schutz von Whistleblowern durch die jeweils geltenden Gesetze in Ihrem Land gilt jedoch nur für formelle Meldungen, die über die oben genannten internen Meldewege oder über eine externe Stelle erfolgen.
3.2 Meldungen durch Lieferanten, Kunden und andere Dritte
Sie können ein von TSN begangenes Fehlverhalten über das Integrity Line Meldesystem (für anonyme und nicht anonyme Meldungen) melden. Nachstehend finden Sie weitere Informationen zur Nutzung der Integrity Line. Sie können ein Fehlverhalten auch Ihrem jeweiligen Vorgesetzten oder einem anderen TSN-Manager melden. Der rechtliche Schutz von Whistleblowern durch die jeweils geltenden Gesetze in Ihrem Land gilt jedoch nur für formelle Meldungen, die über das Integrity Line-Meldesystem erfolgen.
4. Wie funktioniert das Integrity Line Meldesystem?
Das Integrity Line Meldesystem wird von einer externen, unabhängigen Stelle verwaltet. Über den kostenlosen telefonischen Service oder das Internet können Sie zu jeder Tageszeit und in der von Ihnen bevorzugten Sprache einen Missstand melden. Im Falle einer telefonischen Meldung wird ein schriftliches Protokoll des Gesprächs erstellt und Ihnen zur Korrektur (falls erforderlich) und Unterschrift vorgelegt. Es ist wichtig, dass Sie ausreichende Angaben machen, damit die Meldung gründlich geprüft werden kann. Die Vorlage von Belegen ist daher sehr erwünscht.
Anonyme Meldung
Der Ausgangspunkt der Integrity Line ist, dass die Meldung anonym ist. Die TSN-Mitarbeiter, die die Meldung bearbeiten, haben keinen Zugang zu der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die für die Meldung verwendet wurde; sie haben nur Zugriff auf den Inhalt der Meldung selbst. Sie werden sich nur mit der Person in Verbindung setzen, die die Meldung auf der Grundlage der Referenznummer über den Feedback-Prozess des vertraulichen Meldesystems gemacht hat. Die beteiligten TSN-Mitarbeiter werden alles tun, um Ihre Anonymität zu wahren. Es ist jedoch möglich, dass der TSN-Mitarbeiter, der Ihre Meldung bearbeitet, aus der Meldung und/oder der Untersuchung ableiten kann, wer die Quelle der Informationen ist.
Nicht-anonyme Meldung
Es ist ratsam, in Ihrer Meldung anzugeben, dass Sie nicht anonym bleiben möchten und dass Sie mit der Verwendung eines anderen Kommunikationsmittels einverstanden sind. Es ist schwieriger, eine anonyme Meldung ordnungsgemäß zu untersuchen, und in einigen Fällen sogar unmöglich.
5. Wie wird meine Meldung behandelt?
5.1 Vertraulichkeit
Unabhängig davon, wie Sie die Meldung machen: Alle Meldungen werden vertraulich behandelt. TSN-Mitarbeiter, die die Meldung bearbeiten und/oder untersuchen, geben die Meldung nur dann an andere Personen weiter, wenn dies zur Festlegung einer angemessenen Vorgehensweise und zur Durchführung einer ordnungsgemäßen Untersuchung (falls zutreffend) sowie für Zwecke der Unternehmensberichterstattung wirklich erforderlich ist. In einigen Fällen kann es sich bei diesen Personen auch um Dritte handeln, wie z. B. die externen Wirtschaftsprüfer von TSN oder externe Rechtsberater, für die gleichwertige Vertraulichkeitsregeln gelten.
In jedem Fall wird der TSN-Mitarbeiter, der die Meldung bearbeitet, Ihre Identität nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte weitergeben. Der TSN-Mitarbeiter, der die Meldung bearbeitet, wird auch alles tun, um sicherzustellen, dass andere an einer Untersuchung beteiligte Parteien die Identität der Person, die die Meldung gemacht hat, nicht erfahren. Dennoch ist es unter bestimmten Umständen möglich, dass andere an einer Untersuchung beteiligte Parteien die Identität der Person, die die Meldung gemacht hat, vermuten. Wenn der betreffende TSN-Mitarbeiter rechtlich verpflichtet ist, die Identität der Person, die die Meldung gemacht hat, mitzuteilen, was im Falle einer behördlichen Untersuchung oder eines Gerichtsverfahrens der Fall sein kann, wird er Sie im Prinzip schriftlich mit einer Erklärung darüber informieren. Dies ist nur dann anders, wenn dadurch die entsprechenden Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährdet werden könnten.
Wenn Sie sich Sorgen über mögliche Vergeltungsmaßnahmen machen, falls Ihre Identität bekannt wird oder aus den Ermittlungen hervorgeht, empfehlen wir Ihnen, dies in Ihrer Meldung anzugeben.
5.2 Wer bearbeitet und untersucht meine Meldung?
Nach einer ersten Bewertung einer Meldung wird entschieden, ob eine weitere Untersuchung erforderlich ist und, falls ja, wer die richtige Person ist, um die Untersuchung des Fehlverhaltens durchzuführen. Diese Untersuchungen werden in Übereinstimmung mit Richtlinien, operativen Leitlinien und Verfahrensregeln der Gruppe sowie den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes durchgeführt. Sie werden mit der gebotenen Sorgfalt und auf vertrauliche Weise durchgeführt.
Sie werden über die Person/das System, bei der/dem die Meldung erfolgte, auf dem Laufenden gehalten. Sie erhalten innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs der Meldung. Sie erhalten dann Informationen über die Bewertung des Berichts und gegebenenfalls über die Folgemaßnahmen, einschließlich geplanter und bereits ergriffener Maßnahmen, sowie deren Begründung innerhalb einer angemessenen Frist von höchstens drei Monaten nach der Eingangsbestätigung Informationen über die Bewertung der Meldung. Aufgrund des vertraulichen Charakters ist es möglich, dass nicht alle spezifischen Einzelheiten der Untersuchung offengelegt werden. So werden beispielsweise keine Informationen über disziplinarische oder strafrechtliche Maßnahmen gegen eine Person weitergegeben, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Auch werden keine vertraulichen Unternehmensinformationen und persönlichen Daten weitergegeben.
6. Schutzmaßnahmen
TSN duldet keine Form der Benachteiligung von Personen, die ein Fehlverhalten melden, und wird geeignete Maßnahmen ergreifen, um Personen, die in gutem Glauben eine Meldung machen, vor nachteiligen Folgen zu schützen. Dies gilt auch für diejenigen, die die meldende Person unterstützen. Personen, die eine Meldung machen oder Personen, die eine Person, die eine Meldung macht, unterstützen und glauben, von TSN benachteiligt worden zu sein, müssen dies der Personalabteilung melden. Jede Person, die Vergeltungsmaßnahmen androht oder tatsächlich Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person ergreift, die eine Meldung macht, unterliegt disziplinarischen oder anderen Maßnahmen im Rahmen der Möglichkeiten von TSN.
Disziplinarische oder andere Maßnahmen werden ergriffen, wenn das System dazu missbraucht wird, wissentlich falsche, fadenscheinige oder böswillige Beschwerden zu melden.
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